Chức năng phần mềm Văn phòng Điện tử

08/09/2016 17962 lượt xem

Trang chủ Phần mềm Văn phòng Điện tử

A. Giới thiệu Phần mềm Văn phòng điện tử

Phần mềm Văn phòng Điện tử là một hệ thống tương tác thông minh phục vụ công tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE"

Thông qua các công cụ được tích hợp trong phần mềm các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng một phương tiện tương tác thông minh trong các hoạt động hàng ngày, từ trao đổi, xử lý công việc, chia sẻ thông tin về các dự án, kế hoạch và quỹ làm việc cá nhân, cho đến tiếp cận khách hàng. Công cụ nổi bật nhất là liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, giúp các thành viên tham gia xử lý một dòng công việc nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng, thông tin được cập nhật thường xuyên, tổ chức khoa học.

B. Tính năng phần mềm văn phòng điện tử

Công cụ tạo những phòng riêng cùng trao đổi các chủ đề công việc Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo Đính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo

I. QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN

1.Quản lý công việc

Hệ thống tương tác thông minh giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ tất cả những thông tin chính của một công việc:

Ai là người giao việc.
Tên và nội dung (có thể đính kèm văn bản hoặc file nội dung).
Ai là người chịu trách nhiệm chính.
Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý công việc.
Bộ phận,cá nhân tham khảo công việc.
Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc.
Toàn bộ tiến trình công việc: sắp xếp theo thứ tự thời gian cập nhật.
Trạng thái công việc: đang thực hiện, gần quá hạn, đã hết hạn, đề nghị kết thúc và kết thúc.
Công cụ hỗ trợ thêm.
Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến hoặc chỉ đạo trên một công việc.
Đính kèm nhiều file trong một dòng công việc.
Ủy quyền công việc cho một cá nhân khi đi công tác.
Tạo tên dự án : đưa tất cả công việc liên quan đến một dự án để dễ theo dõi, xử lý.
Xem diễn tiến mới nhất.
Tạo lịch cá nhân để theo dõi.
Phân loại công việc : chưa hoàn thành, chuyển giao, kết thúc.
Thống kê công việc tổng thể và của bản thân.
Tìm kiếm công việc theo từ khóa.
Lưu trữ tất cả công việc kết thúc để tiện việc tham khảo.

2.Trao đổi công việc

Công cụ tạo những phòng riêng cùng trao đổi các chủ đề công việc
Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo
Đính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo

3.Tủ hồ sơ cá nhân

Lưu trữ dữ liệu cá nhân
Chia sẽ cho những thành viên khác được phép truy xuất dữ liệu

4.Báo cáo định kỳ

Cấp N báo cáo lên cấp N-1, cấp N-1 nhận được báo cáo dạng tổng hợp sẽ tiếp tục lập tiếp các báo cáo riêng của mình + Report tổng hợp từ cấp N, sau đó tiếp tục báo cáo đến cấp N-2, cứ thế cho đến Root, Root sẽ nhận được báo cáo tổng hợp toàn bộ tình hình công việc

Các thông tin cần báo cáo định kỳ:

Các công việc đã thực hiện, hoàn thành
Các công việc đang thực hiện
Các công việc chưa thực hiện
Các công việc dự kiến (Plan)
Các khó khăn, giải pháp đề xuất

II. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN

1. Cổng thông tin điện tử

Lưu trữ các chỉ thị, quy định, quy trình, tài liệu hướng dẫn công việc, các biểu mẫu chuẩn , …
Thành viên sử dụng tham khảo, tra cứu, tìm kiếm các tài liệu công việc trên hệ thống nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm "từ khóa".

2. Thông báo

Bản tin điện tử cung cấp các thông điệp của lãnh đạo đến toàn thể thành viên trong doanh nghiệp.
Đính kèm theo thông báo nhiều tập tin.
Chức năng phân quyền cho cá nhân, bộ phận được phép cập nhật thông báo.

3. Danh bạ

Liệt kê những thông tin cần thiết của các thành viên trong doanh nghiệp để tiện việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại.
Công cụ tìm kiếm một thành viên trong hệ thống nhanh chóng.
Tự cập nhật những thông tin cá nhân khi có sự thay đổi.

4. Thư viện điện tử

Lưu trữ các tài liệu, thông tin dùng để tham khảo, nghiên cứu, học tập phục vụ cho công việc

5. Thảo luận

Thành viên trong doanh nghiệp trao đổi mọi vấn đề mà mình quan tâm
Những thông tin trao đổi sẽ được quản lý bởi người quản trị hệ thống

6. Quản lý Card visit

Lưu trữ tìm kiếm thông tin card visit nhanh chóng

7. Lịch làm việc điện tử

Hệ thống tự động nhắc công việc cần thực hiện
Chia sẽ lịch làm việc của nhau

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỢP ĐỒNG

1. Công cụ chính:

Tổ chức lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng. Đồng thời giảm chi phí rất lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho các bộ phận cá nhân liên quan.
Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng.
Chuyển và thông báo đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên quan cần cập nhật hoặc xử lý.
Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành dòng công việc khi cần thiết
Tìm kiếm văn bản qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi, người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu,..
Phân loại văn bản đã xử lý, chưa xử lý.

2. Công cụ hỗ trợ thêm

Ủy quyền xử lý văn bản.
Tổ chức cập nhật văn bản theo cây thư mục giúp tìm kiếm nhanh chóng (Ví dụ Tên công ty => Năm => Dự án).
Phân loại văn bản,hợp đồng, đơn hàng.
Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền và xử lý văn bản.
Tự động đánh chỉ mục thông tin văn bản, hợp đồng và các tập tin văn bản đính kèm.

IV. QUẢN LÝ HÌNH ẢNH

Đây là giải pháp quản lý tập tin hình ảnh có hệ thống :