Trong cuộc chạy đua website để có mặt trên Internet, rất nhiều doanh nghiệp chỉ thuê thiết kế website giống như thuê thiết kế… brochure (ấn bản tự giới thiệu) và sau đó giao luôn cho đối tác này thực hiện việc duy trì website, cập nhật thông tin. Cũng vì vậy, dù chi khá bộn nhưng các website của doanh nghiệp vẫn thiếu thân thiện, không thoả mãn nhu cầu của người xem…
1. Tốn ít, lợi nhiều?
Nếu việc duy trì website, cập nhật thông tin phụ thuộc vào đối tác thì khi muốn đưa thông tin lên website của mình, doanh nghiệp thường phải thực hiện nhiều công đoạn nêu dưới đây:
-
Bộ phận có trách nhiệm soạn tin.
-
Tin cần đưa được trình cho lãnh đạo doanh nghiệp duyệt.
-
Tập tin Word được gởi cho nơi nhận trách nhiệm duy trì và cập nhật thông tin trên website của doanh nghiệp.
Nơi này sẽ chuyển tập tin Word thành tập tin .htm và cập nhật vào website, đồng thời điều chỉnh các đường link trong website để dẫn đến tin mới cập nhật này.
Do không thật sự quan tâm đến website của mình, chấp nhận việc phụ thuộc vào người khác (duy trì website, cập nhật thông tin,…), nên có khi cả năm sau, ai đó trong doanh nghiệp mới phát hiện trên website của mình có những thông tin đã lạc hậu. Thế nhưng việc xoá các tin loại này lại không đơn giản.
Ai đó trong doanh nghiệp phải báo cho nơi nhận trách nhiệm duy trì website và cập nhật thông tin để nêu yêu cầu.
Còn muốn bổ sung thêm thông tin thì phải làm lại các công đoạn đã nêu ở trên…
Khi không chủ động trong việc nào đó, người ta rất ngại thay đổi và đây là lý do chính khiến website của nhiều doanh nghiệp không phát huy hiệu quả như mong đợi.
Đến nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi website là một kênh thông tin quan trọng giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình. Khi vội vã “góp mặt trên internet” nhưng lại khoán việc thực hiện, duy trì website, cập nhật thông tin cho nơi khác, người khác thì website doanh nghiệp của bạn sẽ giống như một brochure… điện tử 1‰.
Nếu chỉ lấy dự phí đầu tư website cho doanh nghiệp của mình cân đối với doanh số trước mắt, có thể bạn sẽ ngần ngại về tính hiệu quả của công cụ còn rất mới với doanh giới xứ mình. Thế nhưng nếu nhìn xa hơn thì rõ ràng bối cảnh thương trường đang đòi hỏi bạn phải sớm có trong tay một công cụ hỗ trợ việc quảng bá thương hiệu, nâng cao uy tín doanh nghiệp (thông qua việc vừa liên tục giới thiệu: sản phẩm mới, dịch vụ mới, các chương trình khuyến mại,… vừa tổ chức tiếp nhận các góp ý, trả lời thắc mắc để điều chỉnh kịp thời kế hoạch sản xuất – kinh doanh, chăm sóc khách hàng) như website để tăng khả năng cạnh tranh, đảm bảo sự tồn tại và phát triển.
2. Thân thiện, hữu dụng?
Trước hết, việc xây dựng website ấy phải thật sự thiết thực đối với khách hàng của bạn. Doanh nghiệp của bạn cần chuẩn bị nguồn lực sao cho đạt bằng được mục tiêu này.
Khi phải liên hệ với nơi thiết kế website, bạn cần trình bày sao cho họ hiểu và hình dung thật rõ nhu cầu khách hàng của bạn và cần tìm hiểu thật kỹ xem họ có đủ năng lực để cung cấp các công cụ cập nhật, kiểm duyệt thông tin, phù hợp với quy trình cập nhật và xử lý thông tin của mình. Đừng ngại chuyện trực tiếp đảm nhận việc duy trì website và cập nhật thông tin cho website của mình. Chuyển nội dung tập tin Word thành tập tin .htm sau đó đưa vào website không khó, không phải là loại việc chỉ có thể thực hiện bởi các chuyên viên lập trình hay thiết kế web. Những công việc dạng này có thể thực hiện dễ dàng bằng những công cụ được chuẩn bị trước (trong giai đoạn thiết kế website), thậm chí chính bạn có thể tạo các đường link giữa các trang web, cho phép thực hiện truy tìm thông tin trên website.
Người ta gọi các website có công cụ cập nhật như vậy là CMS (Content Management Systems). Để thực sự làm chủ website và khiến nó hỗ trợ đắc lực sự nghiệp sản xuất – kinh doanh của mình, bạn cần nhớ ba điều:
a. Xem website thực sự là một công cụ, một kênh thông tin quan trọng
-
Xác định mục tiêu cho website.
Chuẩn bị nguồn lực cho việc thực hiện, duy trì website.
b. Tích hợp vào quy trình hoạt động hàng ngày các quy trình mới liên quan đến việc chuẩn bị nội dung, biên tập nội dung, duyệt, cập nhật thông tin trên website.
-
Lập quy trình chuẩn bị thông tin, cập nhật thông tin. Xác định và phân loại thông tin (giới thiệu sản phẩm – dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, giá sản phẩm – dịch vụ,…)
-
Lập quy trình xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng qua website ( góp ý sản phẩm – dịch vụ, yêu cầu báo giá, đặt hàng, khiếu nại,…)
-
Lập quy trình loại bỏ các thông tin cũ, không còn phù hợp.
c. Tìm kiếm đối tác thiết kế web phù hợp, nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp, nhu cầu của khách hàng thông qua việc xem xét giải pháp thiết kế và bảng giá họ gởi.
Tốt hơn nữa là bạn tổ chức thông tin và xây dựng các quy trình xử lý công việc hàng ngày thông qua một Intranet, từ đó lựa chọn các thông tin có thể đưa lên Internet website.